Für Ordnung sorgen!

Bautzen / Budyšin, 17. Februar 2022. Die Ankündigung, von nun an werde für Ordnung gesorgt, klingt vor allem in der Politik bedrohlich. Doch weiß der Volksmund "Ordnung ist das halbe Leben!" und hat damit völlig recht: Wohl jeder hat wohl schon einmal verzweifelt nach einem Schriftstück, einem Werkzeug oder anderem gesucht und sich über die dabei vertane Zeit geärgert.

Die Bürokratie in die digitale Welt verbannen

Deshalb ist es gut, wenn alles seinen Platz hat, also einen Ort, an dem es aufbewahrt und folglich wird wiedergefunden wird. Dem wird jeder zustimmen, doch ergibt sich zugleich die Frage, wie es dann zur Unordnung kommen kann. Das Verhängnis beginnt und nimmt seinen Lauf, wenn Sachen – ob nun aus Zeitmangel oder Nachlässigkeit – nicht zurückgebracht werden und vielleicht sogar "alternative Ablageplätze" eröffnet werden. "Das erst zurückzuräumen lohnt doch nicht", heißt es gern zur Begründung für den ersten Schritt ins große Chaos.

Nun ist das Problem, etwas suchen zu müssen, bei Alltagsgegenständen wie Schlüsseln oder Brillen meist über kurz oder lang lösbar, denn a) müssen sie ja irgendwo sein und b) sind sie als Gegenstand sichtbar. Obgleich das auch bei Schriftstücken und Dokumenten zutrifft, gestaltet sich die Suche hier oftmals weit schwieriger. Jeder, der schon einmal ganze Regale voller Aktenordner auf der Suche nach einem falsch abgelegten Schreiben durchwühlt hat, weiß, was gemeint ist.

Einfach nur zu viel Papier

Allerdings muss man sagen, dass viel zu oft Unterlagen aufbewahrt werden, die eigentlich nicht mehr benötigt werden. Doch mancher kann sich halt schlecht trennen, es könnte ja sein... Doch auch wer seine Unterlagen regelmäßig von unnützen Ballast befreit, wird irgendwann feststellen, dass es nicht weniger werden und die Aktenordner einfach nur Platz wegnehmen.

Im Grunde sind es jedoch nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, Urkunden etwa oder Verträge – alles andere kann platzsparend digitalisiert und damit übrigens auch jederzeit schnell wiedergefunden werden. Ein besonders sicherer Aufbewahrungsplatz für Daten ist übrigens die Cloud, wenn die Datensicherung über verteilte Rechenzentren gewährleistet ist.

Was soll Digitalisierung, wenn nicht im Büro?

Doch noch immer – wir schreiben immerhin das Jahr 2022 – ist es manchem suspekt, Unterlagen zu scannen und nur noch elektronisch gespeichert aufzubewahren. Die beliebteste Frage in diesem Zusammenhang lautet: "Und wenn nun alles weg ist?" Darauf gibt es nur eine einzige Antwort: "Es ist wahrscheinlicher, dass ein Gebäude mit allen Unterlagen durch einen Brand oder eine andere Katastrophe zerstört wird, als dass vernünftig gesicherte elektronische Daten abhanden kommen."

Im Privatbereich, als Verein oder als sehr kleines Unternehmen kann man seine elektronische Dokumentenverwaltung noch selbst organisieren und für die Datensicherung selbst sorgen.

Tipp:
Man sollte mindestens zwei, besser drei Sicherungskopien seines Datenbestandes anlegen und eine davon außer Haus aufbewahren, am einfachsten bei einem Cloudanbieter. Allerdings müssen gegebenenfalls beachtet werden: Die EU-Datenschutzgrundverordnung, gesetzliche Löschfristen für Daten und Rechtsfragen im Zusammenhang mit der Anfertigung von Sicherungskopien von Computerprogrammen.

Dokumentenmanagement per Software entlastet Unternehmen und Verwaltungen

Je mehr der Aktenbestand anwächst, umso hilfreicher ist es, ein professionelles Dokumentenmanagementsystem anzuschaffen. Hier werden Dokumente, die noch in Papierform vorliegen oder eingehen – vom Schriftverkehr bis zur Buchhaltung – sofort eingescannt und zentral gespeichert. Das erlaubt es, Zugriffsberechtigungen zu vergeben und dank Schlagwort- und Volltextsuche ist jedes erforderliche Dokument sofort auf dem Bildschirm einsehbar beziehungsweise bearbeitbar, auch im Home Office. Weiterer Vorteil: Es kursieren nicht mehr gleichartige Dokumente mit unterschiedlichem Bearbeitungsstand. Der Brief, der auf irgendeinem Schreibtisch liegen geblieben oder in eine Mappe gerutscht ist, gehört der Vergangenheit an.

Tipp:
Elektronisches Dokumentenmanagement eröffnet Einsparpotentiale über das Unternehmen hinaus. Können etwa Abrechnungen per E-Mail oder per Handy-App eingereicht werden, entfällt der Postweg und die Portokasse wie auch die Umwelt freuen sich. Im Unternehmen selbst kann unter Umständen ein ganzer Bearbeitungsvorgang vermieden werden, wenn etwa bei einer telefonischen Anfrage das für die Antwort nötige Dokument während des Gespräches geöffnet werden kann.

Aus der Praxis und Ausblick

Ein Praxisbeispiel ist eine private Krankenversicherung, die zwecks Erstattung die Arztrechnungen und andere Kosten nur noch elektronisch entgegennimmt: Die Belege werden mit einer sicheren App fotografiert und an die Kasse übertragen. Das ist nicht nur bequem für die Versicherten, sondern beschleunigt die Bearbeitung bis zur Auszahlung. Damit wird übrigens die Kundenbindung gesteigert, denn alles, was angenehm ist, Zeit spart und zu Geld – einsparen, mehr oder wie im Beispiel schneller erhalten – führt, wird als ausgesprochen nützlich und attraktiv empfunden.

Wenn man den Blick in die Zukunft wagt, dann könnte die Investition in ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem als Voraussetzung dafür dienen, Bearbeitungsvorgänge in den Bereich der sogenannten Künstlichen Intelligenz zu verlagern. Bestimmte Vorgänge wie etwa auch postalisch mitgeteilte Bestellungen, Kündigungen oder Aktualisierungen, wie sie etwa bei einem Wohnortwechsel nötig werden, könnten dann ohne jedes menschliche Zutun erledigt werden.